Czy należy spełnić obowiązek informacyjny na mocy art. 13 i 14 RODO w sytuacji, gdy w treści procesowanej umowy pojawiają się dane osób upoważnionych do reprezentacji spółek, np. członków zarządu lub osób uprawnionych do składania oświadczeń w imieniu klienta będącego osobą prawną?
Od kilku lat praktykuję jako prawniczka specjalizująca się w prawie umów i od daty rozpoczęcia stosowania RODO (25 maja 2018 r.) nader często, procesując umowę w imieniu Klienta, od drugiej strony kontraktu nie otrzymujemy informacji niezbędnych do spełnienia obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO, również wówczas, gdy drugą stroną transakcji jest duży przedsiębiorca. Z moich obserwacji wynika, że problem ten jest niestety dość powszechny.
Zacznijmy od teorii. W zdaniu drugim motywu 14 RODO wyjaśniono, że RODO nie dotyczy przetwarzania danych osobowych dotyczących osób prawnych, w szczególności przedsiębiorstw będących osobami prawnymi, w tym danych o firmie i formie prawnej oraz danych kontaktowych osoby prawnej.
Co do zasady, RODO chroni dane osobowe możliwych do zidentyfikowania osób fizycznych i „wyklucza” spod tej ochrony dane dotyczące osób prawnych. Zdarzają się jednak sytuacje, w których dane o charakterze osobowym będą bezpośrednio związane z danymi dotyczącymi osób prawnych.
Przykładem tego mogą być dane osobowe osób pełniących funkcję organów osoby prawnej czy dane osobowe pracowników będących osobami kontaktowymi w ramach danej współpracy. W takich sytuacjach, jeżeli za pomocą otrzymanych danych osobowych przedsiębiorca będzie w stanie zidentyfikować daną osobę fizyczną, wówczas przesłanka identyfikowalności przesądza o objęciu zakresem ochronnym RODO danych osobowych również w takich konfiguracjach.
Wobec powyższego uznać należy, że dane członków zarządu reprezentujących osobę prawną, ich pełnomocników, a także dane pracowników będących osobami kontaktowymi osoby prawnej, o ile na podstawie tych danych możemy zidentyfikować daną osobę fizyczną, będą danymi osobowymi podlegającymi ochronie RODO.
Zostało to również potwierdzone przez organ nadzorczy, czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych („PUODO„). Zgodnie ze stanowiskiem PUODO:
„W przypadku osób fizycznych pełniących funkcję członków organów osoby prawnej możliwość ich identyfikacji wynika w szczególności z faktu, iż dane takich osób ujawniane są w KRS. Oznacza to, że należy odmiennie odnosić się do informacji o osobach prawnych i osobach fizycznych reprezentujących osoby prawne.
Wobec powyższego należy przyjąć, że dane osób fizycznych pełniących funkcje członków organów osoby prawnej będą stanowiły dane osobowe, a nie będą zaś mieściły się w zakresie pojęcia danych osoby prawnej.”
W konsekwencji, administrator danych osobowych jest zobligowany do wypełnienia w stosunku do takich osób obowiązku informacyjnego określonego w art. 13 lub art. 14 RODO – w zależności od tego w jaki sposób pozyskiwane są dane – o ile nie zachodzi jedna z przesłanek zwalniających go z tego obowiązku.
Aspekt praktyczny. Jak spełnić obowiązek informacyjny wobec tych osób?
Najlepszym rozwiązaniem, również w aspekcie dowodowym, jest sporządzenie klauzuli informacyjnej i przesłanie jej kontrahentowi z jednoczesnym nałożeniem na kontrahenta obowiązku udostępnienia klauzuli osobom, których dane osobowe będą przetwarzane. W praktyce klauzulę przekazuje się wraz z umową.
Ponadto, wdrożenie do umowy postanowienia w przedmiocie spełnienia obowiązku informacyjnego będzie minimalizowało ewentualne ryzyko braku możliwości wykazania, że obowiązek informacyjny rzeczywiście został spełniony.
W tym celu, np. w postanowieniach końcowych umowy warto wskazać, że obowiązek informacyjny danego podmiotu dotyczący przetwarzania przez niego danych osobowych osób kontaktowych, reprezentantów czy pełnomocników został określony w załączniku nr [_] do umowy.
Warto wskazać także, że załącznik zawierający klauzulę informacyjną nie tworzy wzajemnych praw czy obowiązków stron wynikających z zawieranej umowy, a zatem może być jednostronnie zmieniany poprzez przesłanie jego zaktualizowanej wersji.
Dodatkowo rozsądnym rozwiązaniem jest nałożenie na kontrahenta obowiązku udostępnienia klauzuli informacyjnej wskazanym przez kontrahenta osobom kontaktowym i przekazać, na każde żądanie, dowód wykonania tego obowiązku.
Wzór klauzuli informacyjnej – do stosowania w relacjach z kontrahentami będącymi osobami prawnymi.
Specjalnie dla Was przygotowałam możliwie uniwersalny wzór klauzuli informacyjnej spełniającej obowiązek informacyjny wobec członków zarządu reprezentujących osobę prawną, ich pełnomocników oraz pracowników będących osobami kontaktowymi osoby prawnej.
Wzór kupisz za 39.99 PLN brutto. Dodatkowo otrzymasz przykładową treść postanowienia, które możesz wdrażać w zawieranych umowach oraz instrukcję jak tego dokonać.
Jeżeli jesteś zainteresowana_y przejdź do procesu zakupowego klikając w link zamieszczony poniżej.
